Je medewerkers dragen de verantwoordelijkheid. Krijgen ze ook de ruimte?
De planning zit vol, er komen nieuwe taken bij en alles lijkt prioriteit te hebben. Als werkgever zie je misschien vooral een drukke periode. Maar heeft je medewerker voldoende mogelijkheden om met die druk om te gaan?
Wie werkdruk wil verminderen, moet daarom verder kijken dan de hoeveelheid taken. Ook eigen regie, duidelijke verwachtingen en ondersteuning verdienen aandacht. Hoe zorg je dat verantwoordelijkheid en invloed beter bij elkaar passen?
Hoe hangen werkdruk en eigen regie samen?
Eigen regie betekent dat medewerkers invloed hebben op hun werk. Denk aan de volgorde van taken, de manier waarop zij een opdracht uitvoeren of het moment waarop zij hulp inschakelen.
Die invloed is belangrijk wanneer het werk veel vraagt. TNO beschrijft dat hoge taakeisen, zoals snel of veel moeten werken, in combinatie met weinig autonomie kunnen leiden tot stressvol werk. De ruimte om werkzaamheden zelf in te delen of ondersteuning te krijgen, helpt medewerkers om met die eisen om te gaan.
Dat betekent niet dat iedereen volledig vrij moet kunnen werken. Wel is het belangrijk dat medewerkers mogelijkheden hebben om bij te sturen wanneer het werk knelt.
Wanneer verantwoordelijkheid en invloed uit balans raken
Stel: een medewerker moet klantvragen zorgvuldig afhandelen. Tegelijkertijd wordt verwacht dat iedere vraag binnen een vaste tijd is opgelost. Bij ingewikkelde situaties is meer tijd nodig, maar de medewerker mag de planning niet aanpassen of extra hulp inschakelen.
De verantwoordelijkheid voor het resultaat ligt dan wel bij de medewerker, terwijl de invloed op de omstandigheden beperkt is.
Ook minder duidelijke situaties kunnen spanning opleveren. Verschillende leidinggevenden geven bijvoorbeeld opdrachten, zonder samen prioriteiten af te stemmen. De medewerker moet vervolgens zelf kiezen wie wordt teleurgesteld.
De vraag is dan: heeft iemand voldoende tijd, middelen en bevoegdheden om de verantwoordelijkheid te dragen?
Werkdruk verminderen begint met een concreet gesprek
“Hoe gaat het?” is een goede opening. Toch levert een gerichte vervolgvraag vaak meer inzicht op. Vraag bijvoorbeeld:
- Welke taken krijg je moeilijk af binnen je werkuren?
- Wanneer weet je niet wat voorrang heeft?
- Waarover zou je zelf meer willen beslissen?
- Welke ondersteuning ontbreekt op drukke momenten?
Luister vervolgens naar wat iemand vertelt, zonder direct een oplossing in te vullen. Een medewerker die om duidelijkere keuzes vraagt, heeft misschien weinig aan een training timemanagement. Onderzoek samen waar het probleem ontstaat.
Geef ruimte binnen duidelijke afspraken
Meer eigen regie hoeft niet te betekenen dat afspraken verdwijnen. Duidelijke kaders kunnen medewerkers juist helpen om zelfstandig keuzes te maken.
Spreek af welk resultaat nodig is, wanneer het klaar moet zijn en aan welke voorwaarden het moet voldoen. Bespreek daarna welke ruimte iemand heeft om de uitvoering zelf te bepalen.
In sommige functies staan werktijden en werkwijzen grotendeels vast. Ook dan kun je kijken naar kleinere mogelijkheden: invloed op het rooster, overleg over de taakverdeling of ruimte om hulp te vragen bij een ingewikkelde situatie.
Vraag ook hoeveel zelfstandigheid prettig is. De ene medewerker wil meer vrijheid, terwijl de ander eerst uitleg, oefening of begeleiding nodig heeft.
Maak zichtbaar wat kan wachten
Als een nieuwe opdracht erbij komt, verandert de planning. Toch blijft vaak onbesproken wat daardoor later mag.
Help medewerkers om die afweging te maken. Bespreek welke werkzaamheden noodzakelijk zijn en welke kunnen wachten, vervallen of worden overgedragen. Maak ook duidelijk bij wie iemand terechtkan als opdrachten botsen.
Zo voorkom je dat medewerkers iedere nieuwe taak proberen op te vangen door harder of langer te werken. Eigen regie krijgt pas betekenis wanneer keuzes ook worden gesteund.
Blijf volgen of de aanpak werkt
Een gesprek en een aangepaste planning zijn een begin. Plan ook een moment om terug te kijken. Is het werk beter haalbaar? Ervaart de medewerker meer duidelijkheid? En worden de gemaakte afspraken daadwerkelijk gevolgd?
Blijven dezelfde knelpunten terugkomen bij meerdere medewerkers? Onderzoek dan ook de werkverdeling, bezetting en manier van aansturen.
